Een eenvoudige, beheersbare en uitlegbare pensioenuitvoering.

PHenC

Situatie/vraag

Pensioenfonds Horeca & Catering gebruikt MAIA (van leverancier Keylane) binnen het werkgeversdomein en IVPA (van leverancier Piramide) binnen het deelnemersdomein. Vanuit UWV worden 2 keer per maand de loongegevens van deelnemers bij ruim 30.000 werkgevers in MAIA verwerkt en wordt de pensioengrondslag bepaald. Eén keer per jaar werden, op basis van de grondslagen in MAIA, de opgebouwde pensioenen in IVPA geactualiseerd. Daarnaast zijn de contracten voor aanvullende regelingen in een aparte administratie ondergebracht en worden de in MAIA geadministreerde grondslagen periodiek gebruikt om de premies in grondslagen in deze aparte administratie te actualiseren. Tot slot wordt vanuit deze administratie periodiek het opgebouwde pensioen voor de aanvullende regelingen in IVPA bijgewerkt.

Doordat de actualiteit van de data in het deelnemersdomein niet voldoende was om elke maand de pensioen 1-2-3 te versturen, waren er aanvullende maatregelen nodig om de data specifiek voor de startbrieven maandelijks tussen de 2 domeinen uit te wisselen. Daarnaast zijn er voor een aantal pensioenprocessen actuele gegevens nodig, waarvoor ook specifieke data tussen de 2 domeinen uitgewisseld werden. PHenC heeft hoge ambities op het vlak van verdere digitalisering van het pensioenfonds en heeft daarvoor uit de verschillende domeinen actuele data nodig. Om deze ambities te kunnen realiseren heeft PHenC aan Ferm-in-pensioenen gevraagd de backoffice processen zo te optimaliseren dat data met een hogere actualiteit voor zowel het deelnemersdomein als de portalen benut zou kunnen worden.

Gekozen aanpak

Samen met verschillende materiedeskundigen van PHenC zijn verschillende gegevensverwerkende processen herontworpen om te komen tot één bron van actuele grondslaggegevens voor zowel het deelnemersdomein als de portalen. Hierbij is vooral aandacht besteed aan het op elkaar afstemmen van de werkwijzen van de verschillende teams, om van een jaarlijks terugkerend intensief proces met dataverwerking en uitval-afhandeling te komen tot processen met directe en zo volledig mogelijke verwerking. In stappen is de actualiteit van de data verhoogd en is deze gebruikt als basis van het versturen van de pensioen 1-2-3. In het begin van het traject lag de focus voornamelijk op de onmogelijkheden van systemen en verwerking van de hoeveelheden data. Door de aandacht vooral te leggen op proces en organisatie is er veel draagvlak ontstaan en zijn de belangrijkste knelpunten relatief eenvoudig opgelost.

Gelijk met de optimalisatie is PHenC gestart met verdere ontwikkeling van de portalen en digitalisering van het fonds. Door samen met de architecten van PHenC beide onderwerpen bij elkaar te brengen is ervoor gezorgd dat de resultaten van de optimalisatie, direct aansloten op de visie van PHenC op digitalisering van het fonds.

Resultaat

Dezelfde hoeveelheid data die eerst jaarlijks verwerkt werd, wordt nu maandelijks verwerkt. De hoeveelheid uitval waarvoor gedurende het jaar apart tijd moest worden ingepland, wordt het nu verdeeld over het hele jaar. Het dagelijks zo compleet mogelijk verwerken van data zorgt ervoor dat uitval veel directer inzichtelijk is en er beter op gereageerd kan worden.

De actuele grondslagen zijn nu een bron voor veel meer processen in het deelnemersdomein, waardoor het apart uitvragen en actualiseren van de gegevens niet meer nodig is.

De optimalisatie van de processen zorgt ervoor dat PHenC de werkgever en de deelnemer meer inzicht kan bieden in grondslagen, premies en pensioenopbouw, wat een basis is voor verdere digitalisering.

over ferm in pensioenen